Zwischen Ausgangsbeschränkungen und Kontakt-Verboten sehen sich Unternehmen in der Verantwortung umzudenken: Mitarbeiter:innen müssen zunehmend von zu Hause aus ihre Arbeit erledigen. Was damals noch in Präsenz-Meetings besprochen wurde, ist nun digital. Aber auch Schulungen und Weiterbildungen brauchen alternative Plattformen, um dieses Jahr nicht gänzlich wegzufallen. Was bleibt sind Webinare, virtuelle Meetings durch Video-Sprechstunden und Online-Konferenzen. Um die Transformation so dynamisch wir nur möglich zu gestalten, lassen sich 9 einfache Regeln befolgen. So werden Unternehmens-Präsentationen oder digitale Schulungen simpel und sicher umsetzbar.
1. Set-up testen
Ein klassisches Szenario in Zeiten von XPERTyme, Zoom, Skype und Co.: Während alle bereits fröhlich Konversation führen, sieht und hört dich keiner! Das ist nicht nur ein unnötiger Zeitfresser, sondern auch unprofessionell und ziemlich unpraktisch, wenn wichtige Informationen bereits besprochen wurden. Deswegen ist es wichtig, sich seinem Set-up vorab einmal anzunehmen. Standardfunktionen und Einstellungen werden so auch direkt vertrauter.
2. Performance sichern
Bild eingefroren, Teilnehmer:innen verschwunden oder keine Internetverbindung? Auch bei der Technik gilt kontrollieren geht über probieren. Besonders, mit vielen Teilnehmer:innen lohnt es sich, einen technikaffinen Zuständigen zu haben. So ist vorab zu prüfen, ob alle einen stabilen Webzugang haben und einen modernen Browser nutzen. Im Zuge dessen kann gleich geschaut werden, ob alle notwendigen Unterlagen abrufbar sind, um längere Wartepausen in der Veranstaltung zu vermeiden.
3. Auch die Optik zählt
In einer Video Sitzung oder einem Webinar wird man umso genauer betrachtet. Daher ist es wichtig, für eine ordentliche Ausleuchtung zu sorten – dann wird auch die Auflösung besser. Zudem hilft es, die Kamera auf Augenhöhe zu installieren. Dann schaut einem Niemand in die Nasenlöcher und man wird auch nicht von oben herab betrachtet.
4. Interaktion fordern & bei Bedarf Muten
Um die Interaktion der Gäst:innen anzukurbeln, muss eine Gesprächsleitung die einzelnen Personen mit einbinden. Durch Fragen und Konversationen wird die Aufmerksamkeit gefördert und die Stimmung aufgelockert. Viele interessierte Teilnehmer:innen bedeuten aber auch Stimmen-Chaos – deswegen bietet es sich an Erklärungen von Tools alle anderen Zuschauer:innen muten.
5. Leads generieren
Der Traum eines jeden Marketer – Leadgenerierung war noch nie einfacher. Bei Anbietern wie XPERTyme werden die Emails aller registrierten Teilnehmer gespeichert und können vor, während und nach einem des Webinars ganz einfach angeschrieben werden. Diese Funktion ist der ideale Ausgangspunkt, um bevorstehende Veranstaltungen zu bewerben. Denn eins ist sicher: die Teilnehmer:innen sind am Themengebiet interessiert.
6. Handouts anbieten
Auch wenn die Technik vermehrt überprüft wurde, haben wir keine Macht über kurze Aussetzer. Hier droht die Gefahr den roten Faden zu verlieren. Daher sollten direkt zu Beginn Handouts mit den wichtigsten Informationen an alle verschickt werden. Diese sind dann auch für die Nacharbeitung sehr praktisch.
7. Für den Notfall!
Wenn die Hardware einfach nicht will, hilft auch kein ewiges Probieren. Deswegen immer Notizen und Videolinks separat bereithalten, um von einem anderen Gerät mit der Veranstaltung fortfahren zu können.
8. Atmosphäre schaffen
Nacken verspannt, Durst oder kalte Füße? Nichts ist schlimmer, als mehrere Stunden unbequem vor dem Laptop gefangen zu sein. Es ist also wichtig, vorher alles zu checken: Ist mein Sitz gemütlich? Steht ein Glas Wasser in unmittelbarer Nähe? Stimmt die Temperatur im Raum?
9. Experten-Tipp
Viele sind besonders noch bei den ersten Veranstaltungen unsicher. Hierbei kann das Smartphone Abhilfe schaffen: einfach einen zweiten Account über das Handy erstellen und damit an der Veranstaltung teilnehmen. So lässt sich jederzeit beobachten, was die anderen Teilnehmer:innen aktuell sehen.
Fazit: Erfolgreiche Modelle sind immer Hybride
Egal ob alter Hase oder Neuling: die digitale Kommunikation birgt immer wieder neue unvorhersehbare Herausforderungen. Sowohl das Internet, die anderen Teilnehmer:innen, als auch deine eigene Umgebung können deine Performance schnell beeinflussen. Deshalb sollte sowohl die Vor- als auch Nachbereitung stimmen. Außerdem kann die eigene Leistung in flagranti beobachtet und verbessert werden. So wird das Webinar schnell zur persönlichen Weiterbildung.